Einfach Vorlagen für Websites und Microsoft Teams in SharePoint Online einrichten

Einfach Vorlagen für Websites und Microsoft Teams in SharePoint Online einrichten

In vielen Unternehmen ist der Einsatz von SharePoint sowohl für externe als auch für interne Abläufe inzwischen Standard. Die einzelnen Sites werden dabei sowohl dem Corporate Design als auch den unterschiedlichen Bedürfnissen der einzelnen Benutzergruppen angepasst, was durchaus mit einigem Aufwand verbunden sein kann. Muss jede Unternehmens-Website neu gestaltet und angepasst werden, oder können Basisvorgaben von einer Website-Vorlage einfach und schnell auf andere Websites übertragen werden?

 

Die Antwort lautet „Ja“ und liegt in SharePoint Websitevorlagen bzw. SharePoint Websitedesigns.

Eine Vorlage oder ein Design zur Erstellung von SharePoint Sites ist hilfreich, um z.B. in einem Unternehmen zu gewährleisten, dass neu erstellte Sites bestimmten Regeln folgen, ein Corporate Design haben, etc.. Und die gute Nachricht: Auch für moderne Sites ist dies jetzt möglich!

Ein Websitedesign beeinflusst dabei nicht nur das Erscheinungsbild (z.B. Farbschema) und den Inhalt (z.B. bestimmte Listen oder Dokumentbibliotheken) der Seite, sondern kann auch auszuführende Aktionen vorgeben, etwa einen Tweet zu senden oder Einträge in ein Log zu schreiben.

Wird ein Site Design zugewiesen, führt SharePoint eine Reihe von Skripten aus, um die Designvorgaben umzusetzen, also etwa Listen erstellen oder ein Design (Theme) zuweisen. Es handelt sich hierbei um JSON Scripts, die die auszuführenden Aktionen definieren und der Reihe nach abgearbeitet werden. Die SharePoint Online Management Shell bietet die Möglichkeit zum Erstellen solcher Scripts.

Mögliche Aktionen sind beispielsweise:

  • Erstellen einer neuen Liste oder Bibliothek (oder Modifizieren der ursprünglich mit der Site erstellten)
  • Erstellen von Spalten und Inhalt sowie das Konfigurieren anderer Listeneinstellungen
  • Festlegen der Eigenschaften für das Website-Branding, z.B. für das Navigationslayout, das Headerlayout und den Kopfzeilenhintergrund
  • Zuweisen eines Designs (Theme)
  • Festlegen eines Site-Logos
  • Zuweisen von Links für Schnellstart oder Hub-Navigation
  • Triggern eines Microsoft Flow
  • Installieren einer bereitgestellten Lösung aus dem App-Katalog
  • Festlegen eines Gebietsschemas
  • Hinzufügen von Prinzipalen (Benutzer und Gruppen) zu SharePoint-Rollen
  • Ermöglichen der externen Freigabe für die Website
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Der Fortschrittsverlauf des Skripts, bzw. dessen einzelne Arbeitsschritte, können in einem speziellen Bereich eingesehen werden.

Ein weiterer Pluspunkt von Site Designs: Beim Erstellen einer modernen SharePoint Site wird automatisch eine Office 365 Gruppe erzeugt. Mit einem Klick lässt sich nun aus dieser Gruppe ein Team erzeugen, für das die gleichen Bedingungen gelten wie für die Gruppe. Somit werden auch die Vorgaben der SharePoint Website auf die Websitesammlung in Teams übertragen.

Site Designs und Site Scripts werden mit PowerShell oder der REST API erstellt.
Das Zuweisen erfolgt entweder über die Benutzeroberfläche oder wiederum per PowerShell.

Möchten Sie mehr über das Erstellen von Microsoft Teams und SharePoint Online Websites mit Hilfe von Vorlagen und Designs erfahren? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

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